Home » Gesundheit » Tierarztsoftware

Doch die Anforderungen an diese Software können sehr unterschiedlich ausfallen. Womit kommen die Mitarbeiter am besten zurecht? Mit welchen besonderen Funktionen kann die Kundenzufriedenheit erhöht werden? Sind die Geräte (Labor etc.) mit der gewünschten Software kompatibel? Können die bestehenden Daten in die neue Software übernommen werden? Ist die Software DSGVO konform? Ist Support verfügbar? Fragen über Fragen!

Praxisbezug - oder welcher Funktionsumfang wird gebraucht?

Der Begriff Praxisbezug trifft in diesem Fall doppelt zu, denn zum einen gibt es Unterschiede zwischen den Anforderungen an Software je nach Tierarztpraxisausrichtung und -größe und zum anderen stellt sich die Frage, ob sich das Patienten- und Medikamentenmanagement an der tagtäglichen Arbeitspraxis orientiert.

Am besten ist, sich im Vorfeld der Softwaresuche zu überlegen, welche Funktionen von der Software abgedeckt werden sollen. Fertigen Sie eine Liste an und wenn möglich, ordnen Sie den einzelnen Punkten auch Gewichtungen zu. Manche Funktionen wie beispielsweise SMS Versand bei einer Terminverschiebung ist zwar äußerst Kundenfreundlich, aber wenn die Softwarelösung ansonsten alle Funktionen umfasst, die Sie benötigen, vielleicht ein Nice-to-have aber trotzdem nicht jeden Preis wert.

Die gewünschten Funktionen können gegliedert und dann die Auflistungen entsprechend gefüllt werden (hier sind jeweils Beispiele aufgeführt, die Listen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit). Eine mögliche Gliederung ist:

Datenmanagement:

  • Stammdatenverwaltung (Halter, Tiere …)
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Leistungskataloge (Gebührenordnung für Tierärzte (GoT)…)
  • Chipverwaltung, Heimtierausweis …
  • Impfkartei
  • Barsoi-Liste …
  • Arneimitteldokumentation

Termin- und Behandlungsmanagement:

  • Terminkalender, -vergabe, Benachrichtigungen bei Terminverschiebungen (Notfällen) …
  • Wartezimmermanagement
  • Online-Tierregistrierung, Chipleser
  • elektronische Karteikarte
  • Anamnese zu jeder Behandlung
  • Übersichten pro Patient, Untersuchungsbefunde, Labordaten etc. zuordnen
  • Zeit- und Gebührenmanagement
  • Rezeptdruck

Warenwirtschaft, Apothekenverwaltung

  • Lagermanagement, Lagerbewegungen
  • automatische Bestellvorschläge
  • webbasierte Bestellungen
  • Erfassung von Lieferungen mit Barcodescannern

Stationsverwaltung

  • Verwaltung von Stationen und Boxen
  • automatische Kalkulation von Stationskosten
  • Webcamüberwachung

FiBu, Rechnungs- und Mahnwesen

  • Rechnungserstellung, Einzel- und Stapelrechnungen
  • Anzahlungen / Bezahlungen Bar / EC
  • Gutschriftenerstellung
  • Bonitätsprüfung
  • Kassenbuchführung
  • Mehrkassenführung (Zweitpraxis, Mobile Praxis)
  • automatische Mahnwesen
  • automatische Übernahme der Rechnungsdaten in FiBu
  • Ausgabe von Buchungsjournal, Kassenbuch etc.
  • GuV
  • Umsatzsteuerdaten

Weitere Punkte können je nach Praxis, Klinik oder Zentrum das Labormanagement, das digitale Röntgen, Statistiken bzw. Auswertungen, ein Dokumentenmanagement uvm sein.

Wie hoch sind die Kosten?

Oft wird bei einer Softwareanschaffung zuerst nach dem Preis gefragt. Das ist aber zu kurz gegriffen, denn genau genommen sind die in der Folge anfallenden Kosten meist viel bedeutsamer, als die Erstlizenz vermuten lässt. Da es sehr unterschiedliche Lizenz- und Preismodelle für Softwareprodukte gibt (unterschiedliche Funktionsumfänge, Versionen etc.), sollten Sie sich genau erkundigen, welcher Umfang enthalten ist. Dann sollten Sie prüfen, ob Sie alle angebotenen Funktionen auch tatsächlich benötigen oder ob sich ggfs. zu einem späteren Zeitpunkt weitere Funktionen lohnen könnten.

Das gilt sowohl für die eigentlichen Funktionen der Software als auch für evtl. Anpassungen (Einbindung Logo etc.) also auch für Schulung, Support und Updates. Außerdem sollten Sie klären, ob die technischen Voraussetzungen in Ihrer Praxis der Software entsprechen, ansonsten kommen Hardwareanschaffungskosten zu dem Lizenzpreis noch dazu.

An Schnittstellen und die DSGVO gedacht?

Haben Sie eine Auflistung zur Hand, welche Daten digital aus Ihren eigenen Räumen (Labor-, Röntgengeräte etc.) übernommen und welche Daten mit anderen Stellen ausgetauscht werden sollen? Hier gibt es verschiedene Aspekte zu bedenken:

  • Kann die Software die GoT, ADT, Pharma-Lieferantenlisten, Barsoi-Liste, WDT-Liste etc. importieren?
  • Können digitale Röntgen- bzw. Ultraschallbilder Ihrer vorhandenen Geräte übernommen werden?
  • Können elektronische Daten anderer Laborgeräte (z.B. Scil, IDEXX etc.) direkt übernommen werden?
  • Gibt es eine Schnittstelle zu Buchhaltungsprogrammen, Officeprogrammen etc. oder umfasst die Software diese Anwendungen bereits?
  • Denken Sie an die DATEV-Schnittstelle für den Austausch der Daten mit Ihrem Steuerberater.
  • Können Datenübertragungen an beispielsweise HI-Tier, ProGesund, QS VetProof, GMON, Antibiotika-Datenbank etc. erfolgen?
  • Können Aufträge für Labore direkt aus der Software heraus erfolgen und können später die Daten (LDT Dateien etc.) direkt digital übernommen werden?
  • Können Rassekataloge eingelesen werden?

Die aufgeführten Punkte erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie stellen ausschließlich Denkanstöße dar, denn aufgrund der vielfältigen Ausstattungen und Arbeitsbereiche der Praxen, kann diese Liste sehr unterschiedlich ausfallen. Listen Sie Ihren Bedarf an Schnittstellen, die Datenformate, Portale, mit denen Sie Daten austauschen müssen, möglichst komplett auf und klären Sie, ob die Software alle Anforderungen daran erfüllt.

Sicher haben Sie sich auch mit der DSGVO und der entsprechenden Umsetzung für Ihre Praxis beschäftigt. Auf der Internetseite der Bundestierärztekammer e.V. finden Sie zu diesem Thema zahlreiche Muster für Datenschutzhinweise, Einwilligungen für Labor und Verrechnungsstelle etc.. Bei der Softwareauswahl ist ebenfalls zu berücksichtigen, ob diese DSGVO konform ist.

Wie werden evtl. Löschanfragen von Tierhaltern gehandhabt? Falls die Software webbasiert ist und Daten nur in der Cloud verarbeitet und gespeichert werden, sind ebenfalls einige Datenschutzaspekte zu berücksichtigen. Eine entsprechende Zusammenfassung darüber was u.a. auch bei Cloud-basierter Tierarztsoftware zu beachten ist, finden Sie in einem Artikel von Dr. Ziegler der online über die Tierärztekammer Sachsens aufgerufen werden kann.

Datensicherung ist ebenso wichtig wie Datenschutz!

Sie haben nicht nur daran gedacht, den Hersteller zu fragen, ob die bisherigen Daten übernommen werden können, sondern Sie haben auch an die Datensicherung gedacht? Hervorragend! Überprüfen Sie auf jeden Fall den Stand der Sicherung Ihrer bisherigen Daten. Lässt sich im Zweifel alles wiederherstellen?

Fragen Sie den Anbieter, welchen Backup-Mechanismus (Volldatensicherung, Inkrementell oder Differentiell) und welche Speichermedien Sie für die neue Software brauchen. Falls die Daten in der Cloud gesichert werden, denken Sie auch hier an den Datenschutz.

Auswahl der Software

Sie haben eine Liste mit den benötigten und gewünschten Funktionen erstellt, Schnittstellen aufgelistet, sich Gedanken über die Kosten gemacht und stehen jetzt vor der Frage, welche Software soll es werden. Sie haben dann die Möglichkeit Kollegen zu befragen, welche Software die im Einsatz haben oder Sie nutzen eine Suchmaschine im Internet für Ihre Recherche.

Bei der Trefferanzeige für Tierarztsoftware stehen Sie dann allerdings vor dem Problem, dass Sie sich jede einzelne Software eines Anbieters ansehen und auf die vorhandenen Funktionen prüfen müssen. Nicht zuletzt können Sie sich auch nicht immer sicher sein, dass der Anbieter den eigenen Internetauftritt pflegt und aktuell hält. Um ganz sicher zu gehen, dass Sie die korrekten Informationen vorliegen haben, müssten Sie folglich anrufen oder per E-Mail Kontakt mit dem Anbieter aufnehmen. Das bedeutet viel zusätzlichen Arbeitsaufwand.

Sie könnten auch als Suchwörter “Tierarztsoftware Übersicht” in die Suchmaschine eingeben, damit Sie schneller zu einer Auflistung von verschiedenen Anbietern gelangen. Solche Auflistung bietet z.B. SoftGuide mit dieser Tierarztsoftware Übersichtsseite an. Das Team von SoftGuide kann Ihnen übrigens auch potentiell geeignete Softwarelösungen zusammenstellen und den Vorauswahlprozess für Sie übernehmen. Es werden dabei nicht nur die im Softwareführer eingetragenen Lösungen berücksichtigt, sondern es wird marktumfänglich nach passender Software recherchiert. Ergebnis ist dann eine ausführliche Dokumentation anhand derer Sie gezielten Kontakt zu Softwareanbietern aufnehmen können.

Fazit

Wichtig ist, dass Sie sich vor Auswahl einer Software genau überlegen, welche Anforderungen diese erfüllen soll und dass Sie sie möglichst auch testen können. Nur wenn Sie und alle Mitarbeiter mit der Software gut zurechtkommen, die erforderlichen Daten importiert und exportiert werden können, das Druckergebnis so ist wie gewünscht …. - dann macht sich die Software als Arbeitsmittel auch bezahlt.

Dieser Beitrag wurde am 03.09.2018 21:30 verfasst.

Zuletzt aktualisiert am 10.09.2018 10:02